普通卷宗柜和智能卷宗柜的区别就在于“智能”二字，那到底智能在哪里？
简单来说，就是机器代替认人工；详细来说，就是将传统保管形式的“人与人”交互转变为人机交互，智能身份验证识别方式，确保取件人的唯一性，为群众提供便捷、安全的案件卷宗暂存保管方式，对卷宗进行智能信息化管理，并形成报表随时可查询；全程监控，确保卷宗动态监管、全程留痕；并通过身份验证、监控等方式，对非法提取等发出智能预警及提醒。
公安局、检察院、法院、监狱、看守所等单位的档案室、资料室等等，都有大量卷宗需要进行妥善保管，人工登记和人工盘点显然存在着巨大的工作量及可能存在的疏漏，且存在被不法分子窃取的风险，用机器代替人工，系统对卷宗存取全流程实时记录和管控，在线查询、追踪调阅信息，降低由手工盘存引起的错误；严格审核卷宗存取权限，超时未归还、非法借用等异常情况系统自动报警，使用者用得放心。
